Evenement: melden of vergunning

Wilt u een evenement organiseren, zoals een braderie, feest, festival of sportwedstrijd? In sommige gevallen heeft u een vergunning nodig, in andere gevallen is een melding voldoende. Voor een klein evenement moet u een melding doen. Voor een regulier evenement en een groot evenement heeft u een vergunning nodig.

Hieronder ziet u wat de verschillen zijn tussen een klein, regulier of groot evenement en aan welke voorwaarden uw evenement moet voldoen. U kunt direct uw melding doorgeven of de vergunning aanvragen. Als een aanvraag te laat wordt ingediend kan er besloten worden om de aanvraag niet te behandelen.

Wat voor evenement wilt u organiseren?

Klein evenementRegulier evenementGroot evenement
DuurMax. 1 dag.Max. 2 achtereenvolgende dagen.1 of meerdere dagen.
DagenMaandag/zaterdag van 7.00-24.00 uur. Met uitzondering van zon-, feest- of gedenkdagen.Maandag/zondag of op een nationale feest- of gedenkdag.Maandag/zondag of op een nationale feest- of gedenkdag.
Aantal personenMax. 100 personen.Max. 600 personen.Meer dan 600 personen
Muziek/ geluidshinderGeluidshinder tot
24.00 uur.

 

Volgens voorschriften vergunning.Volgens voorschriften vergunning.
Geluidsnorm85dB(A)/(97dB(C)2-daags evenement max.85dB(A)/(97dB(C)Meerdaags evenement:
2 dagen max.: 85dB(A)/97dB(C)
overige dagen: 80dB(A)/(92dB(C)
ObjectenAanwezige objecten
kleiner dan 25m2.
Aanwezige objecten
groter dan 25m2.
Aanwezige objecten
groter dan 25m2.
IndienenMinimaal 3 weken voorafgaand
aan evenement.
Minimaal 8 weken voorafgaand
aan evenement.
Minimaal 12 weken voorafgaand
aan evenement.
Bijlagen*
  • situatietekening
Principeverzoek
indienen
Nee NeeJa
Melding of vergunningEen klein evenement moet u alleen melden bij de gemeente. Dit doet u online, via de blauwe button 'Meld een klein evenement met DigiD' of via eHerkenning.Voor een regulier evenement heeft u een vergunning nodig. Dit doet u online, via de blauwe button 'Vraag een vergunning aan voor een regulier evenement met DigiD' of via eHerkenning.Voor een groot evenement heeft u een vergunning nodig. Dit doet u online, via de blauwe button 'Vraag een vergunning aan voor een groot evenement met DigiD' of via eHerkenning.
Aanvragen
Aanvragenvia eHerkenning

* Bij het melden van een klein evenement of het aanvragen van evenementenvergunning moet u bijlagen toevoegen. Zijn de bijlagen niet compleet bij het indienen van de melding/aanvraag kan dit vertraging opleveren in de beslistermijn. Indien nodig kan er, na het indienen van een melding of vergunning, om aanvullende informatie worden gevraagd.

Kosten

Soort ProductKosten
In behandeling nemen van een melding klein evenement gratis
In behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning regulier€ 107,75
In behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning groot€ 161,70
In behandeling nemen van een aanvraag gedaan door een ANBI of SBBIgratis
  • Schuurfeesten

    In Westland zijn schuurfeesten verboden. Er worden hiervoor dan ook geen evenementenvergunningen verleend.

  • Waar wordt de vergunningsaanvraag op beoordeeld?

    De gemeente beoordeelt de vergunningsaanvraag onder meer op: veiligheid, bereikbaarheid, de aanwezigheid van toiletten, medische voorzieningen, brandveiligheid, het schenken van alcohol en mogelijke overlast door muziek.

  • Wanneer heb ik een veiligheidsplan nodig?

    Wat is een veiligheidsplan?

    Ieder evenement brengt risico’s met zich mee, hoe klein of groot het evenement ook is. Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement.

    In een veiligheidsplan is onder andere beschreven welke maatregelen er zijn genomen om de openbare orde en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen. Ook zijn er scenario’s in een veiligheidsplan opgenomen. Deze scenario’s zijn gebaseerd op een risico-inventarisatie die u zelf al heeft gemaakt. In deze scenario’s wordt beschreven wie wat gaat doen bij een incident en hoe er gehandeld wordt op dat moment. Ook worden er maatregelen beschreven die u neemt met betrekking tot crowdmanagement, brandveiligheid, sanitaire voorzieningen en volksgezondheid, EHBO en beveiliging. 

    Moet ik een veiligheidsplan indienen?

    Of voor uw evenement een veiligheidsplan noodzakelijk is, wordt bepaald aan de hand van een aantal risicofactoren:

    •    Soort evenement (activiteitenprofiel)
    •    Locatie evenement (ruimtelijke profiel)
    •    Samenstelling van het publiek (publieksprofiel)

    Aan de hand van de risicoscan kunt u bepalen of u bij uw aanvraag een veiligheidsplan moet indienen. Deze risicoscan dient u volledig in te vullen. Aan de hand van de uitslag weet u of uw evenement aangemerkt wordt als een:

    •    Regulier evenement (categorie A)
    •    Aandacht evenement (categorie B)
    •    Risicovol evenement (categorie C)

    Bij categorie B en C bent u verplicht een veiligheidsplan aan te leveren bij uw aanvraag. Bij een categorie A evenement kan om een veiligheidsplan gevraagd worden. Dit is afhankelijk van het soort evenement.

    Format veiligheidsplan

    De gemeente Westland hanteert een vastgesteld format veiligheidsplan. Deze dient u te gebruiken wanneer u een veiligheidsplan bij uw aanvraag moet indienen.

  • Alcohol schenken bij evenement

    Als u zwak-alcoholhoudende dranken wilt schenken tijdens een evenement op een locatie zonder drank- en horecavergunning, dan heeft u een ontheffing nodig op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Aan deze ontheffing zijn kosten verbonden. De ontheffing artikel 35 geldt voor maximaal 12 aaneengesloten dagen.

  • Vergunning voor onbepaalde tijd

    Voor een aantal evenementen zoals jaarlijks terugkerende braderieën, bazaars, avondvierdaagsen, kerkenveilingen en andere kleinschalige activiteiten zijn de afgelopen jaren vergunningen voor onbepaalde tijd verleend door de gemeente. De organisator van een evenement hoeft dan geen evenementenvergunning meer aan te vragen maar heeft alleen een meldingsplicht. De vergunning voor onbepaalde tijd blijft uitsluitend van kracht als er geen wijzigingen optreden in de opzet van het evenement.

    Gebruik maken van mijn vergunning voor onbepaalde tijd

    Als u wilt melden dat u gebruik gaat maken van de vergunning voor onbepaalde tijd dan kunt u het aanvraagformulier 'regulier evenement' invullen. In het aanvraagformulier kunt u aangeven dat u een vergunning voor onbepaalde heeft.

  • Principeverzoek indienen

    Organiseert u in 2019 een groot evenement? Dien dan een principeverzoek in om uw evenement op de evenementenkalender te plaatsen en een evenementenvergunning aan te kunnen vragen. Een principeverzoek voor een evenement in 2019, dient u in vóór 1 oktober 2018. Dit regelt u online via DigiD of eHerkenning. Principeverzoeken voor 2018 worden niet meer in behandeling genomen.

    De gemeente maakt jaarlijks een kalender met alle grote evenementen die dat jaar plaatsvinden. Zo kan de beschikbare inzet van de hulpdiensten in een vroegtijdig stadium worden afgestemd. Daarnaast wordt duidelijk welke risico’s een evenement oplevert en kunnen passende maatregelen worden genomen om de veiligheid te borgen.

  • Vrijstelling leges voor ANBI en SBBI

    Is uw stichting of instelling door de Belastingdienst aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) of Sociaal Belang Behartigende Instelling (SBBI) dan betaalt u geen leges. U kunt dit aangeven op het aanvraagformulier.

  • Wat is eHerkenning?

    Zoals burgers met DigiD kunnen inloggen bij de overheid, zo kunnen bedrijven, ondernemers en beroepsbeoefenaren dat met eHerkenning. Een belangrijk verschil is dat DigiD wordt verstrekt door de overheid en eHerkenning door commerciële bedrijven. Kijk voor de voordelen van eHerkenning op www.eherkenning.nl.