Cluster Bedrijfsvoering

Dit cluster zorgt voor de solide bedrijfsvoering van gemeente Westland. Van personeel en financiën tot juridische zaken: de 360 collega’s in cluster Bedrijfsvoering zorgen dat het staat als een huis. Zo zorgt cluster Bedrijfsvoering ervoor dat de andere clusters het verschil kunnen maken voor de inwoners en bedrijven van onze gemeente.

De klantvraag staat centraal bij het cluster Bedrijfsvoering. Van daaruit wordt aan een integrale oplossing gewerkt. Dat gebeurt vanuit verschillende taakvelden:

Bureau Clusterdirecteur

Is het centrale aanspreekpunt binnen het cluster Bedrijfsvoering, ondersteunt de clusterdirecteur, verzorgt de kwaliteitsborging van bestuurlijke stukken en regisseert ontwikkelopdrachten.

Bestuurlijke en Juridische Zaken

Een team van 17 (juridische) professionals, variërend van advocaat tot medewerker voor de bezwaarschriftencommissie. Het juridische hart van de organisatie. Dit team biedt onder meer juridisch advies aan de organisatie en het bestuur, voert of ondersteunt in juridische procedures, verzorgt het secretariaat van de bezwaarschriften, beheert de verzekeringsportefeuille en handelt schademeldingen en aansprakelijkstellingen af.

Gegevensbescherming

Een compact team van 7 specialisten op het terrein van informatieveiligheid en privacy. Het team houdt toezicht op informatieveiligheid en privacy en geeft hier voorlichting en advies over aan de interne organisatie. Ontwikkelt het gegevensbeschermingsbeleid en organiseert en bewaakt het jaarlijkse toezicht op de uitvoering van gegevensbescherming in de praktijk. Zo houdt dit team de organisatie scherp op de bescherming van de informatieveiligheid en privacy van onze burgers en collega’s.

Financiële Administratie en Informatievoorziening

De 41 medewerkers van dit team verzorgen de gehele centrale financiële, personeels- en salarisadministratie van gemeente Westland. Ze ondersteunen de organisatie in de vorm van tijdige, juiste en volledige levering van gegevens. De medewerkers werken in kleine groepen aan verschillende onderwerpen, van subsidies tot fiscale vraagstukken en personeelsadministratie. Daarnaast wordt de gehele administratie op gebied van voorzieningen, reserves en investeringen en tussenrekeningen en grootboek volledig bijgehouden. Ook is dit team altijd bezig met de digitalisering en professionalisering van administraties, zodat alle processen steeds slimmer en soepeler verlopen.

Documentaire Informatievoorziening

De 12 medewerkers van dit team zijn verantwoordelijk voor kwalitatief hoogwaardige digitale informatievoorziening binnen de organisatie. Daarbij is het essentieel om de documentaire informatie- en archiefproducten vindbaar en toegankelijk te maken.
Om toekomstbestendig te zijn, wordt momenteel een nieuw zaaksysteem ingericht en wordt op strategisch niveau gewerkt aan een visie en aanpak over modernisering van het informatiebeheer.

ICT

De komende jaren vinden we onze ICT opnieuw uit. Daarbij anticiperen we op de ontwikkelingen van morgen zonder de betrouwbaarheid van vandaag te verliezen. Dit gebeurt in verschillende teams. Het team Regie en Change van 25 collega’s geeft innovatie, strategie en verandering vorm, ontwikkelt informatiebeleid en stemt vraag en aanbod af in het hele domein van de informatievoorziening. Het team Informatievoorziening en Automatisering van 75 collega’s bestaat uit de Servicedesk, de technische backoffice en Applicatiemanagement. Zij helpen bij vragen over werkplekken en automatisering en beheren de ICT- en netwerkvoorzieningen. De Servicedesk handelt zo veel mogelijk klantvragen af en zorgen ervoor dat de eindgebruiker zo snel mogelijk weer zorgeloos aan de slag kan.  

Personeel, Ontwikkeling en Organisatie

19 HR-professionals adviseren de teammanagers en directeuren van de verschillende clusters bij de uitvoering van het HRM-beleid. Het recruitmentteam is dagelijks bezig de krappe arbeidsmarkt af te struinen op zoek naar talent en kwaliteit om onze vacatures in te vullen, terwijl onze medewerkers Mobiliteit & Ontwikkeling onze interne talenten begeleiden in hun ontwikkeling door het aanbieden van training en coaching. Onze HR-specialisten weten alles van rechtspositie- en ARBO-aangelegenheden, zorgen voor de ontwikkeling van nieuwe regelingen en ondersteunen de organisatie in de juiste toepassing ervan. Onze projectleiders en adviseurs leveren ook een belangrijke bijdrage aan de organisatieontwikkeling en de uitvoering van projecten.

Communicatie

Het 16-koppige team van Communicatieprofessionals zet de strategische communicatiekoers uit en helpt de organisatie met het adviseren en ontwikkelen van diverse communicatievraagstukken. Ook kunnen zij ondersteunen bij het maken van filmpjes en het vormgeven van drukwerk. Onze medewerkers Kabinet en Representatie zijn een steun en toeverlaat bij het organiseren van feestelijke bijeenkomsten, evenementen en ceremoniële aangelegenheden zoals bijvoorbeeld de lintjesregen.
Het team Online geeft samen met de collega’s van communicatie richting aan alle communicatie-uitingen van de gemeente, waaronder social media en andere online kanalen. Daarnaast passen zij het omgevingsbewust communiceren toe op de online dienstverlening en ondersteunen bij online campagnes.

Belastingen & Geo-basisregistraties

De 28 medewerkers zijn met elkaar verantwoordelijk voor de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen, de afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken, bezwaar- en beroepschriften en de uitvoering van de basisregistraties WOZ, BGT, BAG, BRO en GEO. Onder de verantwoordelijkheid van dit taakveld moeten de bestaande Geo-basisregistraties de komende jaren verder worden doorontwikkeld tot uiteindelijk een samenhangende objectenregistratie.

Financiële Concerntaken

Het team Financiële Concerntaken is adviseur en partner voor de gemeentelijke organisatie en verbindt deze met de bestuurlijke opgaven. Het team van 35 collega’s bestaat uit financieel adviseurs, P&C-advies, treasury, verbonden partijen, VIC (Verbijzonderde Interne controle) en medewerkers financiën. Hun gezamenlijke ambitie is om blijvende meerwaarde te leveren aan de organisatie en het bestuur. Essentieel hierin is het politiek sensitief invullen van het adviseurschap, integraal denken en werken met oog voor het samenbrengen van verschillende belangen, opgavegericht werken en verbinden en het stimuleren van goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.

Inkoop

De  9 collega’s in dit team zetten zich in voor de realisatie en optimalisatie van inkopen en aanbestedingen binnen de gemeente Westland. Het team adviseert en begeleidt de verschillende teams van de gemeente bij het vervullen van hun inkoopbehoeften. Dit kunnen meervoudig onderhandse procedures zijn maar ook nationale en Europese aanbestedingsprocedures. Ook draagt het team bij aan het professionaliseren van het inkoopproces.

Bestuur- en Managementondersteuning

De 21 bestuur- en managementassistenten vormen één team dat vanuit het cluster Bedrijfsvoering ondersteuning verleent aan de gemeentesecretaris, de clusterdirecteuren, de teammanagers en Burgemeester en Wethouders. De voornaamste taken die zij verrichten zijn agenda- en mailbeheer, het organiseren van bijeenkomsten, notuleren van bestuurlijke overleggen, postverzorging, het regelen van bloemen en attenties en overige hand- en spandiensten.

Facilitaire Zaken

Er zijn 8 bodes werkzaam op verschillende locaties: de Verdilaan en de Laan van de Glazenstad. Zij verzorgen de post, kantoorartikelen, dienstfietsen en de vergaderzalen op beide locaties. Ook vervullen zij de receptietaak aan de Laan van de Glazenstad. Op de Verdilaan vervullen de bodes de rol van gastheer/-vrouw, ontzorgen zij de receptie en ondersteunen zij Team Burgerzaken. De bodes helpen ook bij bijeenkomsten en plechtigheden zoals evenementen en recepties. De Servicemanager Bedrijfsvoering is het centrale aanspreekpunt voor verzoeken en kwesties over de dienstverlening en huisvesting.


Wil jij je op één van deze taakvelden inzetten zodat de bedrijfsvoering van onze groeiende gemeente soepel loopt? Kom werken voor Westland bij het cluster Bedrijfsvoering. Kijk of er vacatures zijn.